GESTIONALE – Come funzionano i software di nota spese digitali

La nota di spese è un documento essenziale per quella categoria di lavoratori dipendenti o autonomi che sono costretti ad affrontare trasferte in ambito lavorativo, dove per ricevere il rimborso è necessario produrre un qualche tipo di documentazione. Fino a poco tempo fa tutta questa documentazione veniva realizzata in forma e soluzione cartacea. Questo significava che per l’azienda era necessario processare tutto in modo analogico e trasferire poi in un secondo momento la nota spese in forma digitale. Oggi invece grazie alla tecnologia digitale di largo utilizzo a carattere europeo e non, possiamo beneficiare di software come N2F di stampo gestionale che ci aiutano a ridurre il tempo e ad azzerare la carta prodotta per la compilazione e la gestione di una nota spese.

Come funziona e a cosa serve un software N2F note spesa

Non è certo un caso se ancora oggi tra i riferimenti capita spesso di trovare articoli che parlano di come un tempo, quando la nota spese era manuale l margine di errori, di imprecisioni e di altro genere, fossero all’ordine del giorno. Uno studio condotto da Istituto Piepoli su un campione di 400 PMI italiane ha dimostrato che un dipendente dedica alla compilazione della nota spese una media di circa 3-4 ore al mese. Se poniamo il caso in cui il lavoratore andrà a compiere questa operazione per tutto l’anno, ferie escluse, questa operazione toglie quasi oltre 40 ore annue. Non serve quindi aggiungere altro per affermare come attraverso i nuovi software gestionali con zero carta, sia possibile lavorare e processare una nota di spese in pochissimo tempo e con un margine di errore praticamente vicino allo zero. Potrebbero sembrare solo dei dettagli irrilevanti, per chi vede la cosa dall’esterno, mentre invece per chi fa parte di un’azienda dove è necessario eseguire viaggi e trasferte di lavoro, le cose appaiono molto diverse. Un sistema ottimale che serve per ridurre errori, per limitare il tempo in questioni noiose e inutili.

La tecnologia digitale a pieno servizio delle aziende

Trasferte e viaggi di lavoro, rapporti con i clienti che possono prevedere cene o colazione di lavoro, gli stessi acquisti effettuati per conto dell’azienda, sono quella tipologia di spesa e di voce da annotare per il rimborso. Spese anticipate, come da prassi, che devono poi essere rendicontate e analizzate dall’ufficio contabile e dagli addetti alla ragioneria. Oggi però tutto avviene attraverso un procedimento digitale che oltre a ridurre notevolmente i tempi di gestione e di lavorazione azzera la percentuale di errore. La gestione delle note spese aziendali, la rendicontazione, la raccolta di giustificativi da parte dei dipendenti si rivelano spesso attività laboriose per i reparti amministrativi, che per eseguirle devono spesso sottrarre tempo e produttività a incarichi più cruciali.

Per questo motivo possiamo utilizzare a nostro beneficio, con una ricaduta ottimale per l’azienda tutti quei software e le app scaricabili su dispositivi per sistemi Android o iOS. Si tratta di app in grado di aiutarci a gestire le note spesa in modo digitale, dove vale anche il cosiddetto principio ecosostenibile zero carta, con quelle aziende che hanno intuito come questa sia una soluzione ottimale al problema. Fondamentalmente è utile iniziare a pensare a come oltre alla riduzione di tempi e di sprechi, si debba ragionare anche in ottica ecosostenibile, non solo per la singola e piccola azienda, ma in termini maggiormente globali. Infatti sono state realizzate delle statistiche che fanno da ottimo spunto per calcolare e stimare come nei Paesi della Comunità europea ogni 12 mesi per le aziende e le società private vi siano sistematicamente delle perdite ingenti, spesso a causa di errori gestionali e di rendicontazione, che oggi possono essere invece ridotti, utilizzando questi nuovi software di gestione delle note di spesa. Pertanto attraverso l’uso di queste app piuttosto semplici e facili da usare, possiamo ridurre tempo e spese.

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